Whistleblower Protection Rules

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ ЗА НАРУШЕНИЯ

НА „ПРОКСИАД БЪЛГАРИЯ” ЕАД, ЕИК 175108293,

СЪГЛАСНО ЗАКОНА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЦАТА, ПОДАВАЩИ СИГНАЛИ ИЛИ ПУБЛИЧНО ОПОВЕСТЯВАЩИ ИНФОРМАЦИЯ ЗА НАРУШЕНИЯ

Глава първа

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл. 1. Настоящите Вътрешни правила регламентират реда и условията за подаване на сигнали или оповестяване на информация в „ПРОКСИАД БЪЛГАРИЯ” ЕАД, ЕИК 175108293, със седалище и адрес на управление в гр. София, р-н Студентски, бул. „Г.М.Димитров” № 59, ет. 17, както и вътрешния канал за подаване на сигнали в дружеството.

Чл. 2. Работодателят е задължен субект, по смисъла на чл. 12, ал. 1, т. 2 от Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения („Закона“).

Глава втора

ПРИЛОЖНО ПОЛЕ НА ВЪТРЕШНИТЕ ПРАВИЛА

Чл. 3. (1) Настоящите Вътрешни правила се прилагат по отношение на сигнали или публично оповестяване на информация за:

1. нарушения на българското законодателство или на посочените в приложението към закона актове на Европейския съюз в областта на:

а) обществените поръчки;

б) финансовите услуги, продукти и пазари и предотвратяването на изпирането на пари и финансирането на тероризма;

в) безопасността и съответствието на продуктите;

г) безопасността на транспорта;

д) опазването на околната среда

е) радиационната защита и ядрената безопасност;

ж) безопасността на храните и фуражите, здравето на животните и хуманното отношение към тях;

з) общественото здраве;

и) защитата на потребителите;

к) защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни;

л) сигурността на мрежите и информационните системи;

2. нарушения, които засягат финансовите интереси на Европейския съюз по смисъла на чл. 325 от Договора за функционирането на Европейския съюз и допълнително уточнени в съответните мерки на Съюза;

3. нарушения на правилата на вътрешния пазар по смисъла на чл. 26, параграф 2 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително правилата на Европейския съюз и българското законодателство относно конкуренцията и държавните помощи;

4. нарушения, свързани с трансгранични данъчни схеми, чиято цел е да се получи данъчно предимство, което противоречи на предмета или на целта на приложимото право в областта на корпоративното данъчно облагане;

5. извършено престъпление от общ характер, за което лицето е узнало във връзка с извършване на своята работа или при изпълнение на служебните си задължения.

6. нарушения на българското законодателство в областта на:

1. правилата за заплащане на дължими публични държавни и общински вземания;

2. трудовото законодателство;

3. законодателството, свързано с изпълнението на държавна служба.

(2) Вътрешните правила регламентират реда за подаване на сигналите в организацията на работодателя, както и реда за разглеждането им от работодателя при спазване принципа за защита на самоличността на подалия сигнала субект и на всички засегнати лица. Настоящите вътрешни правила създават канал за вътрешно подаване на сигнал за нарушения, който отговаря на следните изисквания:

1. управлява се по начин, който гарантира пълнотата, целостта и поверителността на информацията и възпрепятства достъпа на неоправомощени лица до тази информация;

2. дава възможност за съхранение на записана на траен носител информация за нуждите на проверката по сигнала и за по-нататъшни разследвания.

Чл. 4. Настоящите правила не засягат:

1. правилата за възлагане на обществени поръчки в областта на отбраната и националната сигурност, когато те попадат в обхвата на чл. 346 от Договора за функционирането на Европейския съюз;

2. защитата на класифицирана информация по смисъла на чл. 1, ал. 3 от Закона за защита на класифицираната информация;

3. данните, които са станали известни на лица, упражняващи правна професия и за които съществува задължение по закон за опазване на професионална тайна;

4. поверителността на здравната информация по смисъла на чл. 27 от Закона за здравето;

5. тайната на съдебното съвещание;

6. правилата на наказателното производство.

Чл. 5. (1) Сигнализиращите лица, както и свързаните с тях лица, са защитени лица и служителите, които разглеждат сигнала в организацията на работодателя, нямат право да оповестяват самоличността им, с изключение на случаите, когато е необходимо сигналът да достигне до конкретната институция, отговаряща за предприемане на законовите действия и наказване на нарушителите.

Чл. 6. (1) Сигнализиращи лица са физическите лица, което подават сигнали или публично оповестяват информация за нарушение, станали им известни в качеството им на:

1. работник по смисъла на член 45, параграф 1 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително работник, служител, държавен служител или друго лице, което полага наемен труд, независимо от характера на работата, от начина на заплащането и от източника на финансирането;

2. лице със статут на самостоятелно заето лице по смисъла на член 49 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително лице, което полага труд без трудово правоотношение и/или упражнява свободна професия и/или занаятчийска дейност;

3. доброволец, платен или неплатен и стажант;

4. съдружник, акционер, едноличен собственик на капитала, член на управителен или контролен орган на търговско дружество, член на одитния комитет на предприятие;

5. лице, което работи за физическо или юридическо лице, изпълнители, негови подизпълнители или доставчици;

6. лице, чието трудово или служебно правоотношение предстои да започне в случаи, в които информацията относно нарушенията е получена по време на процеса на подбор или други преддоговорни отношения;

7. работник или служител, когато информацията е получена в рамките на трудово или служебно правоотношение, което е прекратено към момента на подаване на сигнала или на публичното оповестяване.

(2) Сигнализиращите лица не носят отговорност за придобиването на информацията, за която е подаден сигналът или която е публично оповестена, или за достъпа до нея, при условие че това придобиване или този достъп не съставлява самостоятелно престъпление.

(3) Сигнализиращите лица не носят отговорност за нарушаване на ограниченията за разкриване на информация, предвидени с договор, законов или подзаконов нормативен акт или административен акт, при условие че имат основателни причини да считат, че подаването на сигнал или публичното оповестяване на информацията е било необходимо за разкриване на нарушението.

(4) Когато лице подава сигнал или публично оповестява информация за нарушения, попадащи в обхвата на закона, и тази информация включва търговска тайна и когато това лице отговаря на условията на този закон, това подаване на сигнал или публично оповестяване се счита за правомерно по смисъла на чл. 7, ал. 2 от Закона за защита на търговската тайна.

(5) Сигнализиращото лице носи отговорност спрямо засегнатото лице и дължи обезщетение за всички имуществени и неимуществени вреди, когато е установено, че сигнализиращото лице съзнателно е подало сигнал с невярна информация или публично е оповестило невярна информация.

Чл. 7. Не се образува производство по:

1. анонимни сигнали (за които се прилагат чл. 13, ал. 5 и чл. 19 от настоящите правила);

2. сигнали, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години. Такива сигнали са недопустими и не подлежат на разглеждане.

Глава трета

ВЪТРЕШЕН КАНАЛ ЗА ПОДАВАНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ ЗА НАРУШЕНИЯ

Раздел I

ПОДАВАНЕ И РЕГИСТРИРАНЕ НА СИГНАЛ

Чл. 8. (1) Лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения, могат да избират начина за сигнализиране, като изберат един от следните, комбинация от два от тях или и трите начина за сигнализиране едновременно:

– канал за вътрешно подаване на сигнали – подава се до служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали в структурата на работодателя, съобразно настоящите Вътрешни правила;

– канал за външно подаване на сигнали – подава се до централния орган за външно подаване на сигнали, който е Комисия за защита на личните данни;

– публично оповестяване на информация.

(2) С оглед възможността за бързо предотвратяване на нарушение или отстраняване на последиците от такова нарушение сигналът следва да се подава приоритетно чрез канал за вътрешно подаване на сигнали, освен ако за сигнализиращото лице съществува риск от ответни, дискриминиращи го действия или риск, че няма да бъдат предприети ефективни мерки за проверка на сигнала за отстраняване на нарушението.

(3) Подаването на сигнал от сигнализиращото лице едновременно и по вътрешен и по външен канал до КЗЛД, не е основание за спиране на производството по разглеждане на сигнала, подаден по вътрешния канал на работодателя (независимо дали това обстоятелство е известно за него или не).

Чл. 9. Вътрешното подаване на сигнали за нарушения следва реда на настоящите Вътрешни правила, които са базирани на принципите за поверителност на информацията и защита на самоличността, както на лицата, подаващи сигналите, така и на засегнатите от сигнала лица. Работодателят предприема подходящи технически и организационни мерки, за да гарантира, че достъп до сигнала се осъществява при стриктно спазване на принципа „необходимост да се знае“, а именно – ограничаване на достъпа само до лица чиито служебни задължения налагат такъв достъп.

Чл. 10. (1) Служителите, които отговарят за приемането, регистрирането и разглеждането на сигнали, са определени поименно със заповед на работодателя. Функциите по приемане, регистриране и разглеждане на сигнала при приемане на настоящите Вътрешни правила, са възложени на Илинка Руменова Любенова.

(2) При разделяне на функциите по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали действията по приемане на сигнала и неговото завеждане с входящ номер от информационната система за документооборот на задължения субект (или с друг аналогичен идентификатор, съдържащ пореден номер и дата на подаване на сигнала) се извършват от служителя, отговарящ за приемане и регистриране на сигнала, а последващите действия – от служителя, отговарящ за разглеждането на сигнала. 

(3) При изпълнение на задачите по разглеждане на сигнали, служителят е функционално независим и не може да получава указания или нареждания във връзка с разглеждането на сигнала. Съгласуването на действията и актовете на това лице/такива лица от друг служител на работодателя е недопустимо поради накърняване на тяхната независимост, нарушаване на задължението за поверителност и произтичащата от това опасност от разкриване на самоличността на сигнализиращото лице.

(4) За приемане, регистриране и разглеждане на сигнали, подадени срещу служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали е определен резервен служител. В случай че сигналът е подаден срещу работодателя на сигнализиращото лице, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнала, насочва лицето към едновременно сигнализиране на органа за външно подаване на сигнали.

(5) На отговорния служител за приемането, регистрирането и разглеждането на сигнали предварително е проведен инструктаж в областта на законодателството, свързано със защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения. Същият е предварително инструктиран и обучен както да спазват правата на субектите, така и да пази самоличността на всички засегнати лица и поверителността на информацията от вписването й в регистъра на сигналите до етапа на изготвянето на индивидуален доклад за действията по разглеждане на сигнала. 

Чл. 11. (1) Сигнализиращите лица могат да подадат сигнал по електронната поща: complain.see@proxiad.com, която е специално създадена за целта и се ползва от всички технически защити. Достъп до електронната поща имат само лицата по чл. 10, ал. 4 по-горе;

(2) За подаването на писмени сигнали, сигнализиращите лица ползват одобрения от КЗЛД формуляр, представляващ Приложение №1 към настоящите Правила, публикуван на интернет страницата на работодателя. Ако сигнализиращо лице подаде сигнал във форма, различна от утвърдения от КЗЛД формуляр, отговорният служител прилага този сигнал към формуляра и вписва в него генерирания от КЗЛД УИН, своите данни и попълва формуляра с наличната в сигнала информация, без да копира, преписва, преразказва или възпроизвежда по какъвто и да е друг начин съдържанието на сигнала.

(3) Устният сигнал се документира чрез попълване на формуляр от служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали, който предлага на подаващия сигнала да го подпише при желание от негова страна. Устните сигнали се приемат и регистрират единствено от служител/и в структурата на работодателя.

(4) Сигналът следва да съдържа най-малко следната информация:

1. трите имена, адрес и телефон на подателя, както и електронен адрес, ако има такъв;

2. имената на лицето, срещу което се подава сигналът, и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретни лица и те са известни;

3. конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено, място и период на извършване на нарушението, ако такова е извършено, описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на сигнализиращото лице;

4. дата на подаване на сигнала;

5. подпис, електронен подпис или друга идентификация на подателя.

(5) Към сигнала могат да се приложат всякакъв вид източници на информация, подкрепящи изложените в него твърдения, и/или позоваване на документи, в т. ч. посочване на данни за лица, които биха могли да потвърдят съобщените данни или да предоставят допълнителна информация.

Чл. 12. (1) След постъпване на сигнала се извършва първоначален формален преглед дали сигналът попада в обхвата по чл. 3 от Вътрешните правила и дали е подаден от лице, имащо някое от качествата по чл. 6 по-горе.

(2) Незабавно след като е направил преценка, че сигналът попада в обхвата на чл. 3, служителят, натоварен с тази дейност, предприема действия по генериране на Уникален идентификационен номер (УИН). За сигнали, получени след края на работното време на задължения субект, заявката за получаване на УИН се прави в първия работен ден, следващ постъпването на сигнала.  УИН се генерира от интернет страницата на Комисията за защита на личните данни, която отговаря за създаването на техническа възможност за това. За получаване на УИН в предоставената на интернет страницата на КЗЛД общодостъпна функционалност се въвеждат следните данни:

1. наименование и ЕИК/БУЛСТАТ на работодателя, при когото е подаден сигналът;

2. идентификационни данни на служителя, отговарящ за разглеждането на сигнала;

3. предмет на сигнала (съответните области, предвидени в чл. 3 по-горе); и

4. начин на получаване на сигнала (писмено или устно).

(3) Не се регистрират с УИН сигнали, от първоначалния преглед на които е очевидно, че касаят оплакване (жалби или сигнали) за нередности или неудовлетвореност на клиенти/потребители на съответните професионални или административни услуги на работодателя. Такива сигнали не се разглеждат по реда на Закона.

(4) УИН се генерира и вписва във формуляра за всички подадени сигнали за нарушения, попадащи в приложното поле на Закона, включително за:

– сигнали, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години;

– сигнали за нарушения, чието съдържание не дава основание да се приемат за правдоподобни;

– сигнали, съдържащи очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти;

– сигнали за нарушения, подлежащи на докладване по специална нормативна уредба;

– сигнали за нарушения, които вече са констатирани от вътрешно звено на задължения субект (напр. вътрешен одит или инспекторат), независимо дали са предприети действия по отстраняването им;

– сигнали за нарушения, които са били подадени анонимно или анонимно е била оповестена информация за нарушения, но техните автори впоследствие са били идентифицирани и са станали обект на репресивни ответни действия.

(5) Анонимни сигнали не се разглеждат, за такива сигнали не се генерира УИН и не се регистрират в регистъра по Закона. Не се регистрират с УИН сигнали, от първоначалния преглед на които е очевидно, че касаят оплакване (жалби или сигнали) за нередности или неудовлетвореност на клиенти/потребители на съответните професионални или административни услуги на дружеството. Такива сигнали не попадат в обхвата на Закона и не се разглеждат по неговите ред и условия. 

(6) Сигналите се документират в Регистъра на сигналите за нарушения, който се води и поддържа на траен носител от служителя, отговарящ за разглеждането на сигналите. Регистърът е създаден по модел, утвърден от Комисия за защита на личните данни, представляващ Приложение №2 към настоящите Правила. Регистърът не е публичен. Достъп до регистъра имат само отговорният за разглеждането на сигналите служител и КЗЛД, съответно нейните служители по чл. 22 от Закона. Информацията от регистъра се съхранява по начин, позволяващ възпроизвеждането й без загуба на данни и който гарантира нейната поверителност и сигурност.

(7) Редът за воденето на регистъра се определя с настоящите Правила, в изпълнение на Наредба № 1 от 27.07.2023 г. за воденето на регистъра на сигналите по чл. 18 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения и за препращане на вътрешни сигнали към Комисията за защита на личните данни и на съответните Методически указания на КЗЛД № 1 за приемане, регистриране и разглеждане на сигнали, постъпили при задължените субекти по Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения, издадени на основание чл. 19, ал. 2, т. 3 от Закона.

Чл. 13. (1) В срок от 7 дни, считано от получаването на сигнала, служителят, оторизиран за разглеждането на сигналите, потвърждава получаването на сигнала като уведомява сигнализиращото лице за УИН на неговия сигнал и за собствения входящ номер от информационната система за документооборот на работодателя или друг аналогичен регистрационен номер, а при устно подаден сигнал, сигнализиращото лице се уведомява по телефон и му се указва да предостави електронна поща за контакт, на която се изпраща уведомлението.

(2) Ако сигналът не съдържа минимално установената информация и е нередовен, на сигнализиращото лице се изпращат указания за предоставяне на допълнителна информация с цел отстраняване на нередовностите в срок до 7 дни с указания, че непредоставянето им ще предизвика прекратяване на производството по разглеждане на сигнала. Информацията не може да бъде различна от изискуемата по закона. Междувременно служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, отбелязва статус „в процес на отстраняване на нередовности“ в регистъра на сигналите за нарушения.

(3) При неподаването на допълнителната информация в срока, сигналът се приема за нередовен и не се разглежда, за което се уведомява сигнализиращото лице, включително на същото се посочва, че има право наново да подаде сигнала.

(4) След постъпване на сигнала в регистъра на сигналите се вписват най-малко обстоятелствата, посочени във формуляра, както следва:

1. лицето, което е приело сигнала;

2. датата на подаване на сигнала;

3. засегнатото лице, ако такава информация се съдържа в сигнала;

4. обобщени данни за твърдяното нарушение, като място и период на извършване на нарушението, описание на деянието и други обстоятелства, при които е било извършено;

6. информация, която е предоставена като обратна връзка на лицето, подало сигнала, и датата на предоставянето й;

5. връзката на подадения сигнал с други сигнали след установяването й в процеса на обработване на сигнала;

7. предприетите последващи действия;

8. резултатите от проверката по сигнала;

9. периодът на съхраняване на сигнала;

10. собственият входящ номер от информационната система за документооборот на задължения субект или друг аналогичен регистрационен номер;

11. уникалният идентификационен номер.

(5) Вписването на обстоятелствата, които не са известни към датата на подаване на сигнала, и на други допълнителни обстоятелства и/или отбелязвания по преценка на работодателя се извършва поетапно съобразно постъпилата информация в хода на разглеждане на сигнала. При поетапното допълване на данни в регистъра се прави отбелязване за актуалния статус на сигнала. Отговорният за разглеждането на сигнали служител поддържа актуални данни в регистъра на български език независимо от езика, на който се води комуникацията със сигнализиращото лице. Правилата и критериите за разглеждане на сигнали, включително за определяне на актуален статус на сигнал, се уреждат с Методически указания на КЗЛД № 1 за приемане, регистриране и разглеждане на сигнали, постъпили при задължените субекти по Закона.

(6) Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, съхранява информация и ежегодно предоставя такава на КЗЛД (до 31 януари) относно броя на постъпилите сигнали през предходната година, техния УИН, предмет, броя на извършените проверки и резултатите от тях.

(7) Сигналите и приложените към тях материали, включително последващата документация, свързана с разглеждането им, се съхраняват от работодателя за срок от 5 години след приключване на разглеждането на сигнала от него, освен при наличието на образувано наказателно, гражданско, трудовоправно и/или административно производство във връзка с подадения сигнал. При закриване или заличаване на работодател без правоприемник посочената информация и регистъра на сигналите се предават за съхранение в КЗЛД при правила, определени с указания на Комисията.

          Раздел II

     РАЗГЛЕЖДАНЕ НА СИГНАЛА

    Чл. 14. (1) След постъпване на сигнал, който е приет и заведен с входящ номер от информационната система за документооборот на задължения субект или с друг идентификатор, съдържащ пореден номер и дата на подаване на сигнала, генериран е УИН и същият е вписан във формуляра за регистриране на сигнал, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, прави проверка за наличието или липсата на реквизитите по ал. 3 по-долу на насточщия член. Когато сигналът съдържа минимално установената информация и е редовен, същият подлежи на разглеждане досежно неговата достоверност.

(2) При условията и по реда на Закона и настоящите правила се разглеждат единствено сигнали, които попадат в обхвата на чл. 3 от закона и настоящите правила, не са изтекли две години от извършването на твърдяното нарушение/нарушения и са подадени от някое от лицата по чл. 6 от правилата. В случай че в хода на разглеждането на сигнал, подаден пред задължения субект по друг ред стане ясно, че той попада в приложното поле на Закона и е подаден от лице по чл. 3 от тези Правила, същият се пренасочва към служителя/служителите, отговарящ/и за разглеждането на сигналите.

(3) Отговорният за разглеждането на сигналите служител прави проверка за наличието или липсата на следните реквизити:

1. Индивидуализиращи данни за сигнализиращото лице – собствено, бащино и фамилно име и данни за контакт с него;

2. Данни за лицето, срещу което се подава сигналът и неговата месторабота (ако сигналът се подава срещу конкретно лице и то е известно) с цел идентифициране и/или верифициране на задължения субект, в чиято структура е извършено твърдяното нарушение или данни за юридическото лице, срещу което се подава сигналът;

3. Подпис, освен ако сигналът е подаден устно и лицето е отказало да го подпише при покана от служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали;

4. Данни за датата или периода на извършването на нарушението;

5. Данни, че сигналът не попада в изключенията по чл. 4 по-горе;

6. Данни за достоверност (правдоподобност) на сигнала – към сигнала да са налични толкова и такива данни, които, анализирани в своята съвкупност, ще доведат до извода, че има вероятност да е извършено твърдяното нарушение.

(4) Служителят, който отговаря за разглеждането на сигналите, при необходимост, препраща сигнала към съответното структурно звено или до друг служител в рамките на организацията на работодателя, в чиято функционална компетентност попада твърдяното в сигнала нарушение или сам предприема действията по неговото разследване. Сигналът в тези случаи се препраща след като са предприети технически и организационни мерки за защита на самоличността на сигнализиращото лице и на всяко друго лице, посочено в сигнала.

(5) Действията на служителя, отговарящ за разглеждането на сигналите, се документират със съответните протоколи и писмени документи, които се пазят на хартиен или електронен носител, като имената на подалия сигнала и другите засегнати лица се криптират, анонимизират или заличават по начин, по който да не бъдат разпознати от трети лица.

(6) След извършване на вътрешната проверка и в случай на мотивирано становище (мнение) за достоверност на сигнала, служителят, отговорен за разглеждането на сигнали, предприема действията, посочени в чл. 16 от Закона и чл. 12 и следващите от настоящите Правила. При необходимост от предприемане на действия от страна на КЗЛД, сигналът се препраща на органа за външно подаване на сигнали. В този случай сигнализиращото лице се уведомява предварително. Препращането на вътрешен сигнал към КЗЛД не освобождава отговорния служител (служители) и всяко друго лице, което е имало достъп до сигнала, от задължението им за защита на самоличността на сигнализиращото лице и на всяко друго лице, посочено в сигнала. Единен централен орган за външно подаване на сигнали е: Комисията за защита на личните данни Адрес: София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2 Електронна поща: whistleblowing@cpdp.bg

(7) Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, предоставя обратна информация на подателя на сигнала за предприетите действия в срок не по-дълъг от три месеца след потвърждаването на получаването на сигнала. Информацията се предоставя по начина, по който е подаден сигналът.

          Раздел III

     ПРЕКРАТЯВАНЕ НА ПРОВЕРКАТА

Чл. 15. Проверката на сигнала се прекратява в следните случаи:

– когато нарушението, за което е подаден сигналът, е маловажен случай и не налага предприемането на допълнителни последващи действия;

– по повтарящ се сигнал, който не съдържа нова информация от съществено значение за нарушение, по отношение на което вече има приключила проверка, освен ако нови правни или фактически обстоятелства не дават основание за предприемането на последващи действия;

– при неизпълнение на указанията в дадения срок, за предоставяне на допълнителна информация, когато сигналът не отговаря на законоустновените изисквания;

– ако в хода на разглеждането на сигнала се установи, че лицето, за което се твърди, че го е подало, не е неговият автор, а привидно му е придадено, че сигналът изхожда от него, сигналът следва да се приравни на анонимен сигнал (сигнал, от съдържанието на който не може да се установи нито пряко, нито косвено действителната самоличност на неговия автор).

Чл. 16. (1) Когато се установят данни за извършено престъпление, сигналът и материалите към него се изпращат незабавно на прокуратурата.

(2) Сигнали, които съдържат очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти, се връщат с указание към подателя за поправка на твърденията и за отговорността, която той носи за набеждаване.

          Глава четвърта

     ЗАЩИТА НА СИГНАЛИЗИРАЩИТЕ ЛИЦА И ЗАЩИТА НА ЗАСЕГНАТИТЕ ЛИЦА

Чл. 17. Лице, подаващо сигнал за нарушения чрез вътрешен или външен канал, има право на защита, когато са изпълнени едновременно следните условия:

1. е имало основателна причина да счита, че подадената информация за нарушението в сигнала е била вярна към момента на подаването и че тази информация попада в обхвата по-горе;

2. е подало сигнал за нарушение при условията и по реда на тези Правила и Закона;

(2) При наличие на условията по-горе право на защита има и лицето, което подава сигнал за нарушение до институции, органи, служби или агенции на Европейския съюз. Такова подаване на сигнал се счита за подаване чрез външен канал.

Чл. 18. (1) На сигнализиращите лица, които подават сигнал за нарушения в обхвата на Правилата и Закона, се дължи защита от самото подаване на сигнала. На лица, публично оповестили информация за нарушения, се гарантира защита, след като КЗЛД писмено уведоми задължения субект или лицето, срещу което е насочена публично оповестената информация, че на подателя на сигнала е предоставена защита.

(2) Защита се предоставя и на:

1. лица, които помагат на сигнализиращото лице в процеса на подаване на сигнал и чиято помощ следва да е поверителна;

2. лица, които са свързани посредством работата или роднини на сигнализиращото лице и които могат да бъдат подложени на ответни действия поради сигнализирането;

3. юридически лица, в които сигнализиращото лице притежава дялово участие, за които работи или с които е свързано по друг начин в работен контекст.

Чл. 19. (1) Когато лице е подало анонимен сигнал не по реда на Закона или публично, но анонимно, е оповестило информация за нарушения, но впоследствие е било идентифицирано и е станало обект на ответни действия, това лице има право на защита, когато са налице условията по чл. 6, ал. 1 и чл. 7 от Закона. В тези случаи, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, прави проверка дали анонимният сигнал или публично оповестената информация отговарят на изискванията на чл. 6, ал. 1 и чл. 7 от Закона, като изследва:

1. дали лицето, подало анонимен сигнал или публично оповестяващо информация, е имало основателна причина да счита, че подадената информация за нарушението в сигнала е била вярна към момента на подаването й и че тази информация попада в обхвата на чл. 3 от настоящите Правила и Закона;

и

2. дали лицето, публично оповестяващо информация е подало сигнал при условията и по реда на Закона, но по сигнала не са били предприети съответни действия в предвидените в настоящите Правила и Закона срокове;

и

дали лицето, публично оповестяващо информация, има основания да смята, че:

а) нарушението може да представлява непосредствена или явна опасност за обществения интерес или съществува риск от щети, които не могат да бъдат отстранени;

б) в случай на външно подаване на сигнал съществува риск от ответни действия или има вероятност нарушението да не бъде ефективно разгледано поради опасност от укриване или унищожаване на доказателства, съмнение за наличие на тайно споразумение между компетентния орган и извършителя на нарушението, или за съучастие на органа в нарушението, както и поради други специфични конкретни обстоятелства по случая.

(2) При наличието на горепосочените обстоятелства служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, попълва формуляр за регистриране на сигнали, генерира УИН и го вписва във формуляра, като завежда така оповестения сигнал или публично оповестена информация със собствен входящ номер от информационната система за документооборот или с друг идентификатор, съдържащ пореден номер и дата на подаване на анонимния сигнал/дата на публично оповестяване на информацията за нарушения.

Чл. 20. (1) Спрямо лицата с право на защита се забранява всяка форма на ответни действия, имащи характера на репресия и поставящи ги в неблагоприятно положение, както и заплахи или опити за такива действия, включително под формата на:

1. временно отстраняване, уволнение или прилагане на друго основание за прекратяване на правоотношението, по което лице полага наемен труд;

2. понижаване в длъжност или забавяне на повишение в длъжност;

3. изменение на мястото или характера на работата, продължителността на работното време или намаляване на възнаграждението;

4. отказ за осигуряване на обучение за поддържане и повишаване на професионалната квалификация на работника или служителя;

5. отрицателна оценка на работата, включително в препоръка за работа;

6. прилагане на имуществена и/или дисциплинарна отговорност, включително налагане на дисциплинарни наказания;

7. принуда, отхвърляне, заплашване за предприемане на ответни действия или действия, изразени физически, словесно или по друг начин, които имат за цел накърняване на достойнството на лицето и създаване на враждебна професионална среда;

8. пряка или непряка дискриминация, неравностойно или неблагоприятно третиране;

9. отнемане на възможност за преминаване от срочен трудов договор на трудов договор за неопределено време, когато работникът или служителят е имал законно право да му бъде предложена постоянна работа;

10. предсрочно прекратяване на срочен трудов договор или отказ за повторно сключване, когато такова е допустимо по закон;

11. вреди, включително за репутацията на лицето, по-специално в социалните мрежи, или финансови загуби, включително загуба на бизнес и загуба на доход;

12. включване в списък, изготвен въз основа на официално или неофициално споразумение, в сектор или в отрасъл, което може да доведе до това лицето да не може да постъпи на работа или да не може да достави стока или услуга в този сектор или отрасъл (черен списък);

13. предсрочно прекратяване или разваляне на договор за доставка на стоки или услуги, когато лицето е доставчик;

14. прекратяване на лиценз или разрешение;

15. насочване на лицето към извършване на медицински преглед.

(2) Ответни действия от гореизброените, предприети срещу защитено лице във връзка с подадения сигнал, са недействителни. Защитено лице, срещу което са били предприети ответни действия, може да подадe молба до компетентния орган за възстановяване на положението, в което тo сe е намирало преди предприемането на ответните действия.

(3) В случай на нарушение на забраната за прилагане на гореизборените ответни действия, защитеното лице има право на обезщетение за претърпените имуществени и неимуществени вреди.

(4) Защитеното лице има и право на достъп до следните мерки за подкрепа:

1. изчерпателна, независима, безплатна и достъпна информация и съвети, които се предоставят индивидуално и поверително относно процедурите и мерките за защита по чл. 34а, 36, 37, 38 и 39 от Закона – предоставя се от КЗЛД;

2. помощ пред всеки орган, необходима за тяхната защита срещу ответни действия, включително чрез надлежно съобщаване на факта, че имат право на защита по този закон – предоставя се от КЗЛД;

3. правна помощ в наказателни, граждански, административни и в международни спорове по граждански дела, свързани със защитата на сигнализиращото лице във връзка с подадения от него сигнал или оповестената информация, в съответствие със Закона за правната помощ – предоставя се от Националното бюро за правна помощ;

4. извънсъдебно разрешаване на презгранични спорове чрез медиация в съответствие със Закона за медиацията – предоставя се от медиатор, вписан в Единния регистър на медиаторите.

Чл. 21. Засегнатото лице се ползва в пълна степен от правото си на защита и на справедлив процес, както и от презумпцията за невиновност, включително да бъде изслушано, и от правото си на достъп до отнасящите се до него документи. Засегнатото лице има право на обезщетение за всички имуществени и неимуществени вреди, когато е установено, че сигнализиращото лице съзнателно е подало сигнал с невярна информация или публично е оповестило невярна информация.

Настоящите вътрешни правила бяха изготвени на 11.12.2023 г.,  като същите следва да се преглеждат най-малко веднъж на три години и да се актуализират при необходимост и промяна на законодателството или вътрешните актове на работодателя.

Неразделна част от настоящите Вътрешни правила са:

1. Приложение № 1 – Формуляр за регистриране на сигнали по образец, утвърден от Комисията за защита на личните данни; 

2. Приложение № 2 – Регистър на подадените сигнали за нарушения по образец, утвърден от Комисията за защита на личните данни.